Rozliczenie i ewidencja czasu pracy kierowców

Spis treści:

1. Obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencji i rozliczenia
2. Ewidencja czasu pracy
3. Ewidencja czasu pracy – kierowcy niepozostający w stosunku pracy
4. Definicja czasu pracy kierowców
5. Okresy niewliczane do czasu pracy
6. Systemy czasu pracy
7. Wymiar czasu pracy
8. Czas dyżuru i dyspozycyjności
9. Praca w godzinach nadliczbowych
10. Praca w porze nocnej
11. Podróż służbowa kierowcy
12. Diety
13. Wirtualne diety
14. Płaca zagraniczna
15. Komu powierzyć prowadzenie ewidencji i rozliczenia

Obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencji i rozliczenia

Jedną ze szczególnych grup zawodowych, których czas pracy został określony odrębnymi przepisami są kierowcy. Oprócz norm przewidzianych Kodeksem Pracy podlegają oni dodatkowo pod Ustawę o czasie pracy kierowców czy Rozporządzenie 561/2006. Osoby pracujące na autobusach czy ciężarówkach o DMC większej niż 3,5t zobowiązane są do rejestrowania swoich aktywności na tachografie, a zapisane w ten sposób informacje są regularnie przekazywane do pracodawcy. Na ich podstawie przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy i zatrudniający kierowców, zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowców, zobowiązany jest do sporządzania ewidencji czasu pracy.

Prawidłowo przygotowana ewidencja jest podstawą do obliczenia wynagrodzenia przysługującego kierowcom za wykonaną pracę z uwzględnieniem poszczególnych składników związanych z dyżurem, pracą w nocy czy wyrównaniem do płacy zagranicznej.   

Obowiązki przedsiębiorcy nie kończą się jednak na samym prowadzeniu ewidencji. Powinna ona być przechowywana przez kolejnych 10 lat od jej utworzenia i na wniosek kierowcy, którego dotyczy, powinna być mu ona udostępniana. Niedopełnienie obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnej z przepisami może prowadzić do bardzo wysokich mandatów oraz zachwiania dobrej reputacji przewoźnika. Kary za te przewinienia dotyczą przewoźnika drogowego.

Ewidencja czasu pracy

Przepisy prawa określają dokładnie, jakie informacje o pracy kierowcy powinien ewidencjonować jego pracodawca. Wykaz musi być szczegółowy i zawierać następujące składniki:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Widać zatem, że same pliki z karty kierowcy lub tarczki nie będą wystarczające a konieczne jest odpowiednie przetworzenie i zinterpretowanie zawartych na nich informacji. Wybór formy, w jakiej prowadzona jest ewidencja, należy już całkowicie do przewoźnika. Najczęściej, ze względu na komfort przygotowania, firmy decydują się na ewidencję elektroniczną, zapisaną na dysku komputera, ale dopuszcza się również jej papierową wersję.

Prawdą jest, że w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną nie ma konieczności ewidencjonowania godzin pracy – wystarczy tworzyć indywidualne karty ewidencji nieobecności pracownika. Bez względu na to, prowadzenie szczegółowego rejestru polecane jest każdemu, kto chce uniknąć późniejszych problemów we wszelkiego rodzaju sporach pracowniczych i kontrolach w przedsiębiorstwie.

Ewidencja czasu pracy – kierowcy niepozostający w stosunku pracy

W przeciwieństwie do innych licznych grup zawodowych kierowcy, którzy nie pozostają w stosunku pracy z firmą, na rzecz której wykonują przewozy, podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy. Dotyczy to zarówno kierowców zatrudnionych na podstawie np. umowy zlecenie jak i osobiście wykonujących przewozy drogowe. Ewidencja powinna zawierać wszystkie składniki, co ta przygotowywana dla kierowców-pracowników, jednak do jej sporządzania zobowiązane są różne podmioty.

Czas pracy osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, ale osobiście wykonujących przewozy na jego rzecz, powinien być ewidencjonowany przez podmiot, na rzecz którego wykonywany jest przewóz drogowy. Kopia tej ewidencji powinna zostać przekazana osobie, której ona dotyczy. Z kolei kierowcy osobiście wykonujący przewozy, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji czasu pracy w swoim własnym imieniu.

Nieco inny niż w przypadku kierowców zatrudnionych na umowę o pracę jest okres, przez jaki przetrzymuje się dokumentację. W obu przypadkach ewidencja powinna być przechowywana przez dwa lata a obowiązek ten ciąży na podmiocie, który ją sporządził.

Definicja czasu pracy kierowcy

Naczelnym zadaniem każdego kierowcy jest realizacja przewozu drogowego, czyli poprowadzenie pojazdu do określonego punktu celem przewiezienia ładunku lub pasażerów. Jednak w praktyce praca kierowcy jest dużo bardziej złożonym zajęciem, które nie ogranicza się jedynie do “siedzenia za kółkiem”. Muszą oni dodatkowo m.in. zadbać o stan techniczny firmowego samochodu, wykonać niezbędne czynności w zakresie mocowania ładunku czy obsługi podróżnych a także wypełnić odpowiednie dokumenty. Wszystko, po to, by transport przebiegł prawidłowo.

Dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz odpowiednich warunków socjalnych dla osób pracujących w branży podpisano Dyrektywę 2002/15/WE, która omawia warunki organizacji osób wykonujących czynności w trasie w zakresie transportu drogowego. Jej cele zostały wdrożone w Polsce za sprawą Ustawy o czasie pracy kierowców, która w art. 6 ustanawia definicję czasu pracy kierowcy. Stanowi ona, że do czasu pracy kierowców należy zaliczyć:

1. prowadzenie pojazdu;
2. załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
3. nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;
4. czynności spedycyjne;
5. obsługę codzienną pojazdów i przyczep;
6. inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
7. niezbędne formalności administracyjne;
8. utrzymanie pojazdu w czystości.

Można by zatem przyjąć, że wszystko, czym zajmuje się kierowca, co ma związek z wykonaniem przewozu drogowego, od momentu rozpoczęcia do zakończenia zmiany zalicza się do jego czasu pracy. Oprócz powyższych ustawa przewiduje, że do czasu pracy kierowcy należy zaliczyć także 15-minutową przerwę, która powinna pojawić się w jego planie dnia, jeśli tylko jego dobowy wymiar pracy przekroczy 6 godzin a także czas, kiedy poza przyjętym rozkładem czasu pracy, musi on pozostawać na stanowisku pracy w gotowości do jej podjęcia, nie znając jego długości przed wyjazdem lub rozpoczęciem tego okresu.

W przypadku kierowców, którzy nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, do czasu pracy zalicza się okres od rozpoczęcia do zakończenia zmiany, kiedy pozostają oni na stanowisku, będąc do dyspozycji podmiotu, dla którego świadczą usługę przewozu.

Okresy niewliczane do czasu pracy

Dla poprawy przejrzystości rozliczeń kierowców ustawodawca oprócz czynności, jakie wlicza się kierowcy do czasu pracy, wskazał również te, które nie są traktowane jako czas pracy. Należą do nich:

1. czas dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy.

Dyżurem jest okres, kiedy kierowca pozostaje w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę poza godzinami pracy. Dopóki w tym czasie nie zajmie się on rzeczami, które opisano w poprzednim punkcie, nie będzie to traktowane jako jego czas pracy. Nie oznacza to, że będzie kierowcy należało się za to wynagrodzenie, jednak to zagadnienie zostanie szerzej omówione w dalszej części artykułu.

• nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu

Są to m.in. przerwy trwające ponad minimalny wymiar, jaki określa Rozporządzenie 561/2006 lub Umowa AETR.

• dobowy nieprzerwany odpoczynek

W czasie trwania odpoczynku kierowca powinien mieć swobodę wyboru zajęcia innego niż służbowe obowiązki. Nawet w przypadku, gdy odpoczynek dobowy jest odbierany przez kierowcę w pojeździe, nie można zaliczyć go do czasu pracy.

• przerwa w pracy u kierowców, u których zastosowano przerywany system pracy
  Jeśli u kierowcy pracę planuje się z uwzględnieniem kilkugodzinnej przerwy w ciągu dnia, to jej również nie wlicza się do czasu pracy.

Systemy czasu pracy kierowców

Fundamentalne znaczenie dla rozliczania czasu pracy kierowców-pracowników ma przyjęty system czasu pracy. Na jego podstawie m.in. planuje się pracę, więc wybór systemu nieodpowiadającego specyfice funkcjonowania danego przedsiębiorstwa, może zauważalnie utrudniać życie. Pomimo że obowiązek ustalenia rozkładu czasu pracy nie dotyczy wszystkich kierowców, źle wybrany system nadal stanowi poważny problem – chociażby ze względu na określenie godzin nadliczbowych, za które kierowcy należy się czas wolny.  Zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowców wyróżnić można następujące systemy czasu pracy:

1. Podstawowy – Jest to rozwiązanie “domyślne”, które nie wymaga szczególnych zabiegów ze strony pracodawcy. Kierowcy pracujący w systemie podstawowym funkcjonują w normie 8 godzin pracy na dobę a przekroczenie tego wymiaru generuje nadgodziny.
2. Równoważny – System równoważny pozwala na nieco większą swobodę w zakresie planowania pracy, ponieważ dopuszcza nawet 12-godzinną normę pracy w ciągu doby. Daje to kierowcy oraz pracodawcy szersze pole w zakresie układania harmonogramu dnia pracy.  Takie wydłużenie czasu pracy powinno być odpowiednio oddane w innych dniach
3. Przerywany – Norma pracy w tym systemie wynosi ponownie 8 godzin na dobę, jednak dopuszcza się w nim wprowadzenie kilkugodzinnej przerwy, która podzieli czas pracy na 2 części, w czasie której kierowca zachowuje swobodę zarządzania swoim czasem. Przerwa ta nie może być dłuższa niż 5 godzin (w szczególnych przypadkach dopuszcza się 6-godzinną przerwę). Za jej czas trwania kierowcy przysługuje połowa normalnego wynagrodzenia.
4. Zadaniowy – W uzasadnionych przypadkach kierowcy mogą mieć planowane czynności służbowe w systemie zadaniowym. Odgórnie powinno się jednak przyjmować jedynie obowiązki, które faktycznie są wykonalne w ciągu 8-godzinnej normy a kierowcę rozlicza się właśnie za zrealizowane zadanie.
5. Mieszany (równoważno-przerywany)

W ramach odstępstwa od systemu przerywanego dopuszcza się (ponownie w uzasadnionych przypadkach) zastosowanie systemu przerywanego przy zachowaniu możliwości wydłużenia dziennego wymiaru do 12 godzin pracy w ciągu doby. Stosując to rozwiązanie nadal należy pamiętać o przysługującym kierowcy prawu do nieprzerwanego dobowego odpoczynku.

Równie co system, istotne znaczenie dla właściwego rozliczania i ewidencjonowania pracy kierowców ma okres rozliczeniowy przyjęty w danej firmie. Zgodnie z przepisami nie może on być dłuższy niż 4 miesiące. Względem okresu rozliczeniowego oblicza się, jaki był faktyczny wymiar czasu pracy danego kierowcy. Służy on także m.in. do weryfikacji, czy ustalona stawka ryczałtu za pracę w godzinach nocnych i nadliczbowych wystarczyła na pokrycie należnego kierowcy dodatku. Najczęściej spotyka się miesięczne lub trzymiesięczne okresy ze względu na dogodną formę rozliczeń.

O obowiązującym w firmie systemie czasu pracy i okresie rozliczeniowym powinno się informować kierowców w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ich przygotowywania, nadal jest zmuszony do przedstawienia kierowcom niniejszej informacji poprzez stosowne obwieszczenie.

Wymiar czasu pracy kierowcy

Poszczególne systemy czasu pracy różnią się między sobą m.in. wymiarem dziennej normy czasu pracy kierowcy. Nominalnie wynosi ona 8 godzin na dobę, ale w przypadku systemu równoważnego i mieszanego dopuszczalne jest wydłużenie jej do 12 godzin. Przekroczenie tej wartości będzie powodować powstanie nadgodzin.

Dla zapewnienia kierowcom odpowiednich warunków pracy określono także dopuszczalny tygodniowy wymiar czasu pracy. Przy 8-godzinnej dziennej normie w ciągu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy wynosi on 40 godzin. Niemniej godziny nadliczbowe są dla kierowcy codziennością, dlatego też ustalony został wymiar je uwzględniający. Tygodniowy czas pracy kierowcy razem z nadgodzinami nie może przekraczać 60 godzin. Jednak taki wynik nie powinien być regułą. W pełnym okresie rozliczeniowym kierowca nie może łącznie pracować dłużej niż 48 godzin na tydzień, więc, jeśli nawet zdarzy się wypełnić cały 60-godzinny limit, to w kolejnych tygodniach należy odpowiednio ten wymiar ograniczyć tak, by na koniec okresu rozliczeniowego wyszło nie więcej niż 48 godzin w ciągu tygodnia.

Czas dyżuru i dyspozycyjności

Oprócz czasu pracy, u kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, bardzo istotną częścią codzienności jest dyżur. Zgodnie z informacją przytoczoną we wcześniejszej części artykułu, są to okresy, których nie zalicza się do czasu pracy jeżeli w ich trakcie kierowca nie wykonuje pracy. Nie oznacza to jednak, że za taki okres kierowcy nie będzie przysługiwało wynagrodzenie. Wszystko zależy od tego, o jakim rodzaju dyżuru będziemy mówili oraz od tego, jakie ustalenia wprowadzi przedsiębiorca.

Czasem dyżuru jest na przykład czas, w którym kierowca pozostaje poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Za  taki dyżuru, kierowcy przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru (za wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu), a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.

Czasem dyżuru będzie również przerwa przeznaczona na odpoczynek, poza 15-minutami które wliczają się do czasu pracy. Podobnie w przypadku pracy w załodze kilkuosobowej – czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem jest czasem dyżuru. Za czas takiego dyżuru, kierowcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy, nie niższe jednak niż w wysokości połowy wynagrodzenia wynikającego z jego osobistego zaszeregowania.

Ostatnim rodzajem dyżuru wymienionym w Ustawie jest okres pozostawania do dyspozycji poza rozkładem czasu pracy. Okresy pozostawania do to na przykład czas, w którym kierowca towarzyszy pojazdowi transportowanemu promem lub pociągiem, czas oczekiwania na przejściach granicznych oraz w związku z ograniczeniami w ruchu drogowym.

Przy konstruowaniu wynagrodzenia kierowcy należy uwzględnić możliwość wprowadzenia zaliczki na poczet dyżuru rozliczanej na koniec okresu rozliczeniowego. Taka zaliczka może być wyodrębnionym składnikiem przy liczeniu, czy wynagrodzenie osiągnęło poziom minimalnego. Możliwa jest zatem sytuacja, w której 2023 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 3600 zł:

• wynagrodzenie zasadnicze kierowcy wynosi np. 3400 zł
• zaliczka na poczet dyżuru np. 200 zł

Wysokość zaliczki ustala się w oparciu o przybliżoną średnią liczbę realizowanych przez kierowcę godzin dyżuru.

Praca w godzinach nadliczbowych

Praca kierowców bywa nieregularna i trudna do zaplanowania. Nie ma co się dziwić, że w związku z tym niejednokrotnie kierowcy są zmuszeni pracować ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy lub ponad obowiązujące ich normy. Wówczas mówimy o godzinach nadliczbowych, które dopuszczalne są wyłącznie w razie sytuacji i zdarzeń wymagających od kierowcy podjęcia działań dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego oraz mienia albo usunięcia awarii oraz w przypadku wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. Te drugie mają miejsce znacznie częściej a ich liczba jest ograniczona do 260 godzin w ciągu roku kalendarzowego.

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

1. 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
   • w nocy,
   • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
   • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
2. 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Dodatek przysługuje również za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych niejednokrotnie występuje u kierowców w zryczałtowanej wysokości. Takie rozwiązanie jest szczególnie polecane w przypadku kierowców rzadko powracających do bazy firmy, których rozliczenie wypłacane jest często w dwóch częściach. Wysokość ryczałtu powinna być ustalana na podstawie faktycznej ilości godzin przepracowanych przez kierowcę ponad normę. Co ważne, dodatek za nadgodziny nie może być częścią wynagrodzenia minimalnego.

Praca w porze nocnej

W przepisach dotyczących kierowców znajdują się dwie definicje pory nocnej. Z punktu widzenia rozliczenia, zdecydowanie ważniejszą rolę odgrywa ta przedstawiona w Kodeksie Pracy. Zgodnie z przepisami obejmuje ona 8 godzin wybranych przez przedsiębiorcę z przedziału 21:00 – 7:00.

Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podobnie jak w przypadku godzin nadliczbowych, również i ten składnik wynagrodzenia kierowcy występuje bardzo często w postaci ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać rzeczywistej liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej.

Dowiedz się więcej o porze nocnej kierowcy. Przeczytaj nasz artykuł – Godziny nocne kierowcy – wszystko co musisz wiedzieć

Podróż służbowa kierowcy

Kwestia rozstrzygnięcia, czy kierowca jest pracownikiem będącym w podróży służbowej, jest niezwykle istotna przez wzgląd na konieczność pokrycia ewentualnych należności związanych z taką podróżą. Mowa oczywiście o dietach i zwrotach kosztów noclegu. Zgodnie z przepisami Ustawy o czasie pracy kierowców, takie składniki przysługują wyłącznie kierowcy wykonującemu przewozy krajowe. Podróżą służbową będzie wówczas każde zadanie polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy.

W podróży służbowej nie będzie natomiast kierowca wykonujący międzynarodowy przewóz drogowy. Nie przysługują mu zatem zwroty należności w postaci diet i zwrotów kosztów noclegu. W zamian Ustawodawca przewidział jednak okoliczności pozwalające na obniżenie kosztów w postaci wprowadzenia tzw. wirtualnych diet.

Diety

Dieta w czasie podróży krajowej kierowcy jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
   • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
   • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wirtualne diety

W transporcie międzynarodowym kierowcy nie przysługują diety. W zamian, między innymi w celu uniknięcia drastycznego wzrostu kosztów wynagrodzeń, zdecydowano się na wprowadzenie ulg obniżających kwoty, od których odprowadzany jest podatek dochodowy i składki do ZUS. Taki przywilej przysługuje jednak wyłącznie w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie w danym roku. W 2023 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie wynosi 6935 zł i jest o ponad tysiąc złotych wyższe niż rok wcześniej.

W przypadku kierowcy transportu międzynarodowego, którego przychód jest wyższy niż wspomniana kwota, przedsiębiorca ma prawo obniżyć podstawę wymiaru:

1. składek na ubezpieczenie społeczne kierowcy – o kwotę stanowiącą równowartość
   60 euro za każdy dzień pobytu za granicą
2. podatku dochodowego kierowcy – o kwotę stanowiącą równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą

Do dni pobytu za granicą nie zalicza się oczywiście dni urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego oraz urlopu bezpłatnego, a jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 godzin, to kwoty zwolnień ulegają zmniejszeniu do:

1. 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin;
2. 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin.

Co więcej, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek i podatku nie wchodzą również należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

a) noclegu, odbywanego zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006,

b) podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,

c) niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,

d) korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Jeżeli po odjęciu od przychodu równowartości ulg, kwota podstawy wyjdzie niższa niż przeciętne wynagrodzenie, składki odprowadza się właśnie od przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli natomiast kwota wyjdzie wyższa niż przeciętne wynagrodzenie – składki odprowadza się od tej kwoty.

Przykład 1

Wynagrodzenie brutto kierowcy: 10 000 zł
Liczba dni pobytu za granicą: 10
Kurs euro: 4,68
Podstawa wymiaru ZUS: 10 000 zł – (10 dni * 60 euro * 4,68 zł) = 7192 zł
7192 zł jest większe niż 6935 zł więc składki zostaną odprowadzone od kwoty 7192 zł.

Przykład 2

Wynagrodzenie brutto kierowcy: 10 000 zł
Liczba dni pobytu za granicą: 15
Kurs euro: 4,68
Podstawa wymiaru ZUS: 10 000 zł – (15 dni * 60 euro * 4,68 zł) = 5788 zł
5788 zł jest mniejsze niż 6935 zł więc składki zostaną odprowadzone od kwoty 6935 zł.

Płaca zagraniczna

Kierowcy zatrudnieni w transporcie międzynarodowym, znaczną część swojej pracy wykonują poza granicami kraju macierzystego. Powstaje zatem wątpliwość, czy za czas spędzony w takiej podróży, kierowcom należy się płaca przysługująca pracownikom wykonującym te same czynności na terenie danego kraju przyjmującego. Od 2022 r. kwestię te rozstrzyga dyrektywa (UE) 2020/1057. Wskazuje ona kierowców, którzy podlegają płacy zagranicznej i których wynagrodzenie musi być co najmniej wyrównywane do poziomu wynagrodzenia obowiązującego w kraju wykonywania przez nich swojej pracy.

Płacy zagranicznej podlegają kierowcy delegowani na mocy dyrektywy 2020/1057, czyli wykonujący:

• Cross-trade – przewóz, którego zarówno załadunek i rozładunek miały miejsce w dwóch różnych krajach, gdzie żaden z nich nie był Polską np. z Czech do Niemiec lub z Holandii do Hiszpanii.
• Kabotaż – przewóz towarów w obrębie jednego kraju, w którym miał miejsce załadunek i rozładunek (poza Polską).P

Płacy zagranicznej nie wypłaca się kierowcom pracującym w transporcie dwustronnym (bilateralnym), np. z Polski do Hiszpani, z Włoch do Polski.

Jeżeli kierowca prowadzi pojazd wyposażony w drugą wersję tachografu inteligentnego, to nie jest również delegowany, gdy wykorzystuje jedną dodatkową operację typu cross-trade podczas wykonywania przewozu bilateralnego na wyjeździe z Polski i taką samą operację na powrocie do Polski tzw. 1+1. Podobnie sprawa ma się z wykorzystaniem dwóch dodatkowych operacji typu cross-trade na powrocie przewozu bilateralnego do Polski pod warunkiem, że nie było wykonywanej żadnej dodatkowej operacji podczas trwania przewozu bilateralnego z Polski tzw. 0+2.

Poprawne rozliczenie kierowcy w transporcie podlegającym delegowaniu zaczyna się od ustalenia miejsc oraz czasu załadunków i rozładunków wykonywanych przez tego kierowcę. Wówczas można określić, za które przejazdy kierowcy należy się wyrównanie do płacy zagranicznej obowiązującej na terenie danego państwa. Stawki te różnią się od siebie znacząco i zależą od wielu czynników. W większości krajów konieczne jest np. ustalenie stażu pracy kierowcy – stawka godzinowa należna za pracę na terenie tego kraju będzie wyższa dla pracowników z większym stażem.

Brak wypłacenia kierowcy delegowanemu należności za okresy podlegające płacy zagranicznej jest równoznaczne z niewłaściwym ustaleniem wysokości wynagrodzenia i może wiązać się z karą grzywny do 30 000 zł. Należy jednak podkreślić, że kontrola poprawności składników wynagrodzenia kierowcy delegowanego może się odbywać również na drodze, za pośrednictwem systemu wymiany informacji (pot. IMI), przez co dużo łatwiej wykryć jest wszelkie naruszenia w tym zakresie.

Komu powierzyć prowadzenie ewidencji i rozliczenia

Nieprawidłowości w rozliczeniu lub ewidencjonowaniu czasu pracy kierowców mogą skutkować wysokimi sankcjami nakładanymi na przedsiębiorstwo transportowe. Co więcej, błędna wypłata wynagrodzenia niejednokrotnie kończy się sprawami przed sądem pracy i odpowiedzialnością karną.

Biorąc pod uwagę mnogość czynników, które muszą być wzięte pod uwagę w procesie przygotowania dokumentacji kierowców, warto zaufać firmie posiadającej wieloletnie doświadczenie w obsłudze transportu drogowego. Współpraca z ABC Rozliczenia to gwarancja profesjonalizmu, zaangażowania i skupienia na Twoich indywidualnych potrzebach. Nasz zespół jest dobrze zaznajomiony z aktualnymi przepisami i trendami w dziedzinie transportu, co pozwala nam zapewnić Ci kompleksową obsługę.

Nasze usługi nie kończą się na rozliczaniu i ewidencji czasu pracy. Zapewniamy również pełen pakiet szkoleń zawodowych dla kierowców. Pomagamy naszym klientom w uzyskaniu niezbędnych licencji, certyfikatów oraz zezwoleń transportowych, dzięki czemu wszystkie formalności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa transportowego można załatwić w jednym miejscu.

Rozpoczęcie współpracy z naszą firmą jest niezwykle proste. Wystarczy wypełnić formularz kontaktowy na stronie: https://abc-rozliczenia.com/kontakt/ lub zadzwonić pod numer: 733-700-181.